Die DIN EN ISO 9001 fordert dokumentierte Verfahren und Aufzeichnungen. Unabhängig von der Norm, sind Verfahrensanweisungen für qualitätswesentliche Prozessverläufe sehr nützlich, wirken bei der Qualitätssicherung mit und vermeiden Willkür innerhalb der Produktenstehungsprozesse und anderer produktbezogener Prozesse.
Die jeweiligen Verfahren sollen festgelegt, dokumentiert, verwirklicht und aufrechterhalten werden. Eine Verfahrensanweisung ist in diesem Sinne eine schriftlich Fixierung, wie ein Angebot oder ein Produkt erstellt oder wie eine Dienstleistung, untergliedert in einzelne Schritte, erbracht werden soll. Die Verfahrensanweisung ist eine Dokumentation aller notwendigen Schritte und Vorgaben, um eine definierte und gleich bleibende Qualität für ein Produkt zu gewährleisten.
Die Beschreibung der Vorgehensweise (Kern der Verfahrensanweisung) bezieht sich auf einzelne Abteilungen bzw. Fachbereiche und wird in Kooperation mit allen beteiligten Mitarbeitern verfasst.
Die Vorgehensweise wird häufig in Form eines Flussdiagramms dargestellt, kann aber auch in reiner Textform ausgearbeitet werden. Bilder, Skizzen, Zeichnungen und/oder Tabellen ergänzen die Verfahrensanweisung.
Festzulegen ist ebenfalls, wer Verfahrensanweisungen erstellen darf, wer sie prüft und freigibt, an wen sie verteilt und wie und von wem Änderungen vorgenommen werden dürfen.
