Lastenheft und Pflichtenheft

Immer wieder taucht bei Studenten die Frage auf, wozu ein Lastenheft gut sei und wann genau ein Pflichtenheft angebracht ist, bzw. wodurch sich beide unterscheiden.

Lasten- und Pflichtenhefte kommen vor allem dort zum Einsatz, wo ein Produkt für einen Auftraggeber unter Berücksichtigung seiner Anforderungen produziert, angepasst und implementiert werden soll.

Lasten- und Pflichtenhefte sind häufig z.B. im Maschinenbau, in der Elektrotechnik oder der Informatik Vertragsbestandteil. Vertragsgegenstand kann sowohl Hardware als auch Software sein.

Lastenheft

Das Lastenheft umfasst sämtliche Forderungen des Auftraggebers an das Produkt. Es werden möglichst quantifizier-, mess- und prüfbare Anforderungen an das Produkt gestellt. Das Lastenheft wird vom Auftraggeber selbst verfasst.

Dass der Auftraggeber das Lastenheft verfasst, setzt voraus, dass dieser sich selbst über die Produktanforderungen aus seiner Sicht im Klaren ist.

Die Zielsetzung bestimmt indirekt den Umfang und den Detailgrad des Lastenhefts.
Finanziell schwerwiegende Projekte mit langer Bindung (zum Beispiel Flugzeuge) ziehen sehr umfangreiche Lastenhefte mit sich.

Die Vorteile eines Lastenhefts liegen auf der Hand und bei größeren Projekten ist es ohne Lastenhefte nicht möglich das gewünschte Produkt in den gestellten Anforderungen näher zu spezifizieren.

Das Lastenheft beugt Missverständnisse zwischen dem Auftraggeber und dem potenziellen Auftragnehmer vor. Es ist eine -bei Vertragsschluss – rechtsverbindliche Grundlage, auf die der Auftragnehmer setzen kann.
Der zu investierende hohe Aufwand für ein klar formuliertes Pflichtenheft ist geringes Übel gegenüber dem Fehlen einer solchen Rechtsgrundlage im Ernstfall.

Das Lastenheft ist die Beschreibung der Anforderung für die Einsetzbarkeit des Produktes. Nachdem der potenzielle Produzent (Auftragnehmer) das Lastenheft einstudiert hat, begibt dieser sich an eine Analyse über die Umsetzbarkeit. Aus ihr resultiert eine der möglichen Antworten:

  • Absage, da das Produkt oder die geforderten Umsetzungsbedingungen gesetzlich nicht erlaubt sind oder wohlmöglich als sittenwidrig eingestuft werden könnten (Sehr selten, da auch der Auftraggeber im Vorfeld die Legalität seines Vorhabens abklärt)
  • Absage, da das Produkt oder die geforderten Umsetzungsbedingungen nicht der Unternehmensphilosophie entsprechen (z.B. da das Produkt die Ausbeutung von Arbeitnehmern fördert oder übermäßig viele Naturressourcen verbraucht)
  • Absage, da die technische Umsetzung dem potenziellen Produzenten unmöglich ist
  • Absage, da der vom Auftraggeber eingegrenzte finanzielle Rahmen für den Produzenten nicht ausreichend ist oder andere Projekte (z.B. aus wirtschaftlichen Gründen oder aus einer vertraglichen Verpflichtung heraus) bevorzugt werden
  • Verweis zu einem Partner-Unternehmen, welches den Auftrag ausführen kann
  • Zusage und Ausarbeitung des Pflichtenhefts

Pflichtenheft

Wenn eine Zusage gemacht wurde, werden die Bedingungen, Konditionen und die Anforderungen an das Produkt schriftlich im Vertrag und im Pflichtenheft dargelegt.

Während die vertragsrechtlichen Aspekte (z.B. Rücktrittsrecht, Schadensersatzklauseln, Garantien usw.) im Werkvertrag festgelegt werden, werden die technischen Anforderungen des Produkts und seine Umsetzungen im Pflichtenheft festgehalten.

Der Auftragnehmer verfasst ein Realisierungsvorhaben unter Einbeziehung des Lastenheftes als Grundlage. Das Pflichtenheft ist das Gegenwerk vom Auftragnehmer zum Lastenheft, es ersetzt jedoch nicht das Lastenheft! Das Lastenheft bleibt als vertragliche Vereinbarung vorhanden.

Die Aufgabe des Pflichtenheftes ist die Darlegung, wie der Auftragnehmer bei der Produktion vorgeht und mit welchen Mitteln das Produkt realisiert und ggf. implementiert wird.

Merksatz: Das Lastenheft regelt das WAS und WOFÜR, das Pflichtenheft das WIE und WOMIT.

Generell gilt wie für das Lastenheft auch für das Pflichtenheft: Alle Anforderungen müssen quantifizier-, mess- und prüfbar sein.

Aus den Regelungen im Lasten-/Pflichtenheft, können Rechtsansprüche abgeleitet werden.
Somit kann der Auftragnehmer sicher sein und auch beweisen, dass er keine weitere, als genau die in dem Pflichtenheft vereinbarte Leistung zu erbringen hat. Der Auftraggeber darf genau diese Leistung vollständig einfordern – notfalls mit einer zivilrechtlichen Klage.

Benjamin Aunkofer ist Wirtschaftsingenieur und -informatiker. Er arbeitet in den interdisziplinären Themengebieten als Dozent an der HTW Berlin und engagiert sich als Unternehmer insbesondere für Big Data und Industrie 4.0.

Bestellungsoptimierung

Die Bestellmengenoptimierung analysiert mögliche Bestellmengen und trifft die Entscheidung über die optimale/angemessene Bestellmenge.

Die Optimierungsanalyse ist notwendig, um das beste Verhältnis zwischen Lagerhaltungskosten (Zinskosten, Wertverlust, Lagerbetriebskosten,…) und Bestellkosten (Kursschwankungen, Terminkosten, Mindestbestllmengen, Frachtraumausnutzung, Reservenegpässe,…) zu ermitteln. Eine Methode hierfür ist z.B. die ABC-Analyse. Ziel der Optimierung ist die Minimierung der Gesamtkosten für den Betrieb.

Beispielhafte mathematische Lösung zur Ermittlung der optimalen Bestellmenge:

Ein Hersteller hat einen jährlichen Bedarf von 6500 Mikrokontrollern. Ein Mikrokontroller kostet 250 Euro. Zudem kommen Transportkosten von 105 Euro pro Bestellung, als feste, mengenunabhängige Bestellkosten hinzu. Die Lager- und Zinskosten für das im Lager bestehende Kapital belaufen sich auf 10%.

Rechnungsbetrag: Preis x Menge => Preis * Bedarfsmenge => 6500 x 105 Euro = 682500 Euro

Bestellkosten pro Bestellung: Bedarfsmenge / Bestellmenge * Bestellkosten pro Bestellung => 6500 / Bestellmenge * 105

Zins-/Lagerkosten: Durchschnittlicher Lagerbestand (linear) => Bestellmenge / 2
Somit: Durchschnittlich im Lager gebundenes Kapital: Bestellmenge / 2 * Preis

Multizipliert mit den prozentualen Lagerkosten (Lagerkosten / 100) => Bestellmenge / 2 * Preis * Lagerkosten / 100 => Bestellmenge / 200 * Preis * Lagerkosten

Die Lösungsformeln sind dann wie folgt:

Mathematische Lösung

Als Erstes wird die Gleichung für die Gesamtkosten aufgestellt (Kostenfunktion). Diese wird nach der Bestellmenge abgeleitet, daraus folgt die Funktion der Steigung der Kostenfunktion. Die Steigung der Kostenfunktion ist an den Extremstellen (Minimum, Maximum) gleich Null. Gesucht ist nun das Minimum der Kostenfunktion, hierfür wird die Funktion der Steigung gleich Null gesetzt und nach Bestellmenge umgeformt.

Bei einem Gesamtbedarf von 6500 Mikrokontrollern mit einerm Stückpreis von 250 Euro, Transportgebühren (pro Bestellung) von 105 Euro und 10% Lagerkosten, ergibt sich somit eine optimale Bestellmengei.H.v. 233,67 Euro.

Der Nachweis, dass es sich hierbei um ein Minimum handelt, erfolgt mit der 2. Ableitung nach der Bestellmenge (die Steigung der Steigung von der Kostenfunktion), werden die gegebenen Werte eingesetzt, wird ein positiver Betrag errechnet – dieser deutet auf ein Minimum hin. Dieses Minimum an Kosten zeichnet den Punkt der Bestellungsoptimierung aus.

Benjamin Aunkofer ist Wirtschaftsingenieur und -informatiker. Er arbeitet in den interdisziplinären Themengebieten als Dozent an der HTW Berlin und engagiert sich als Unternehmer insbesondere für Big Data und Industrie 4.0.

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse dient als betriebswirtschaftliches Analyse-Mittel, um die wirtschaftlich relevantesten Güter durch Vergleich zu ermitteln bzw. zu gruppieren und die Lagerhaltungskosten und Bestellungszeiträume zu optimieren.

Schrittweises Vorgehen:

1. Zusammenstellung der zu disponierenden Materialien unter wert- und mengenmäßiger Betrachtung

2. Ermittlung des wertmäßigen Verbrauchs jedes Artikels -> Das Produkt aus Menge und Preis (monetärer Wert)

3. Rangordnung der Artikel nach ihrem wertmäßigen Verbrauch

4. Erfassung des prozentualen Anteils am gesamten Verbrauchswert für jeden Artikel

5. Kumulierung der Verbrauchswerte und der prozentualen Anteile

6. Einteilung der Artikel in die Klassifizierung A, B, C

Fazit aus einer ABC-Analyse

Die Artikel finden sich in den Klassen A, B oder C wieder und sind somit gruppiert.

Wertanteil – GesamtmengeKlasse
Wertanteil 80 %; Gesamtmenge 15 %A
Wertanteil 15 %; Gesamtmenge 35 %B
Wertanteil 5 %; Gesamtmenge 50 %C

Artikel des Klasse A haben wegen des hohen Aufwandes eine hohe Priorität bei der Materialdisposition, diese gelten als “heikle Artikel”. Artikel der Klasse C haben einen niedrigen Anteil am Gesamtwert, jedoch einen hohen Anteil an der Gesamtmenge, diese Artikel haben eine niedrige Priorität. Artikel der Klasse B haben einen Aufwand bei der Disposition, welcher niedriger als bei den Artikeln der Klasse A ist, jedoch höher als bei den Artikeln der Klasse C ist.

Artikel der Klasse A können (gegenüber Artikeln der Klasse B und insbesondere der Klasse C) die Effektivität/Wirtschaftlichkeit der Produktion erhöhen. Dazu sollten Artikel der Klasse A nicht zu früh, sondern erst ab einer besonders genauen Planungsmöglichkeit, beschafft werden. Die Artikel sollten zudem in der optimalen Bestellmenge beschafft werden, eine Reserve möglichst kleingehalten werden (soweit vertretbar). Außerdem ist ein hoher Aufwand für einen Preisvergleich gerechtfertigt.

Benjamin Aunkofer ist Wirtschaftsingenieur und -informatiker. Er arbeitet in den interdisziplinären Themengebieten als Dozent an der HTW Berlin und engagiert sich als Unternehmer insbesondere für Big Data und Industrie 4.0.

Abschreibungen

Abschreibungen dienen der Erfassung auf Grund planmäßiger Rechnung ermittelter Beträge, welche die Wertminderung eines Betriebsmittels ausgleichen sollen.

Im Klartext: Die Abschreibung soll entgegenwirken, dass Unternehmen keine unerwartet hohen Aufwändungen bei der Neuanschaffungen eines Betriebsmittels haben. Es wird geschätzt, wie lange ein Betriebsmittel im Einsatz bleiben kann und wie viel es bei Veräußerung nach dem Zeitraum noch an Wert einbringt. Das Defizit wird in monatlichen/jährlichen Sätzen als laufende Kosten des Betriebsmittels verbucht. So spielt der Wertverlust eines Betriebsmittels eine sehr wichtige Rolle, denn je höher der Wertverlust, desto größer auch die laufenden Kosten (Abschreibungen).

Mögliche Abschreibungsgründe:

– Abnutzung / Verbrauch: z.B. Verschleiß von Arbeitsgeräten, welche eine mechanische Abnutzung haben

– Wertverlust: z.B. Computeranlagen, welche nach ca. 10 Jahren überholt sind

– Zeitliche Nutzungsbegrenzung: z.B. bei Leasing (Zeitvertrag)

– Rechtsbedingte Änderung: Falls zukünftige Rechtsvorschriften eine Nutzung untersagen (z.B. zukünftige Umweltschutzbestimmungen)

Benjamin Aunkofer ist Wirtschaftsingenieur und -informatiker. Er arbeitet in den interdisziplinären Themengebieten als Dozent an der HTW Berlin und engagiert sich als Unternehmer insbesondere für Big Data und Industrie 4.0.

Was ist eigentlich…..? (Personalkosten)

Tariflohn: Gehalt/Lohn nach einem gültigen Tarifvertrag. Dieser muss dem Arbeitnehmer gezahlt werden, wenn das Unternhemen an den Tarifvertrag gebunden ist.

Brutto/Netto: Brutto befasst sich mit dem Betrag ohne Abzüge, netto ist der Betrag unter Bereinigung aller Abzüge. Ein Nettolohn ist daher kleiner/gleich dem Brutto-Betrag. Ein Bruttolohn, vermindert um Lohnnebenkosten, die vom Arbeitnehmer zu tragen sind, ist der Nettolohn. Ein Nettopreis einer Ware zzgl. der Mehrwertsteuer ist der Bruttopreis.

Personalkosten: Gehälter/Löhne, Personalnebenkosten und Entgeltfortzahlungen, sowie Zahlungen für Berufliche Aus-/Weiterbildung (z.B. Ausbildungsvergütung). Lohnnebenkosten sind die Kosten für die gesetzliche Sozialversicherung, diese sind kanapp zur Hälfte vom Arbeitgeber zu tragen.

Benjamin Aunkofer ist Wirtschaftsingenieur und -informatiker. Er arbeitet in den interdisziplinären Themengebieten als Dozent an der HTW Berlin und engagiert sich als Unternehmer insbesondere für Big Data und Industrie 4.0.

Aufbauorganisation

Das hierachische Gerüst der betrieblichen Organisation wird mit dem Diagramm der Aufbauorganisation beschrieben.

Die Aufbauorganisation legt die Rahmenbedingungen der Unternehmung fest – Die Aufgaben, die von einem Menschen und Sachmitteln zu erledigen sind.

Die kleinste Einheit in der Aufbauorganisation ist die Stelle. Die Stelle ist grundsätzlich eine personenunabhängige Beschreibung, welche sich im Tätikeitfeld klar abgrenzen lassen sollte, insbesondere gegenüber anderen Stellen. Stellen sind nach Verrichtungen, Objekten oder Regionen zu bilden.

Eine Stelle mit Leitungsfunktion/-befugnis lautet Instanz.

Das bekannteste Diagramm zur Darstellung der Aufbauorganisation ist das Organigramm – es stellt die hierachische Gliederung im Betrieb dar.

Abzugrenzen von der Aufbauorganisation ist die Ablauforganisation. Die Ablauforganisation befasst sich hingegen mit den Arbeits- und Informationsprozessen.

Benjamin Aunkofer ist Wirtschaftsingenieur und -informatiker. Er arbeitet in den interdisziplinären Themengebieten als Dozent an der HTW Berlin und engagiert sich als Unternehmer insbesondere für Big Data und Industrie 4.0.