Projektmanagement gilt häufig als banales Allgemeinwissen, welches sich jeder Projektleiter entweder über Nacht anlesen könne oder in der Praxis schon „irgendwie nebenbei“ erlernbar sei.
Projektmanagement ist hingegen selbst bei technischen Projekten kaum weniger komplex und Intelligenz erfordernd, wie die ebenfalls wichtige, zum Projekt passende Fachkompetenz. Projektmanagement ist mit Sozialkompetenz gepaarte Methodenkompetenz, auf die mit dem Ziel zugegriffen wird, Projekte erfolgreich abzuschließen – Und auf ganzer Linie erfolgreiche Projekte haben in den meisten Branchen eine Quote von weniger als 50% (siehe z. B. für die IT-Branche die CHAOS-Studie der Standish Group). Ob ein Projekt ein voller Erfolg wird oder nicht, hängt im Projektmanagement von vielen Faktoren ab, ein Grund, der jedoch stets zum Scheitern führt, ist fehlende oder mangelhafte Zusammenarbeit im Projekt.
Konflikte durch unterschiedliche Aufbauorganisationen
Projekte, die durch Unternehmen oder Institutionen durchgeführt werden, sind besonders anfällig für fehlende Zusammenarbeit und schlechte Kommunikation. Etablierte Unternehmen sind modular aufgebaut. Konzernbereiche/Geschäftseinheiten (Business Units), Abteilungen und Stellen sind in der Aufbauorganisation linear unter- bzw. übergeordnet gestellt in einem Liniensystem. Neben dem klassischen Einliniensystem gibt es auch das Mehrliniensysten. Hinsichtlich ihrer starren und hierarchischen Strukturen sind diese Organisationsformen recht starr und etwa gleichermaßen inkompatibel zur Projektorganisation. Eine Ausnahme stellt die Matrixorganisation dar, welche flexible Handlungsmöglichkeiten und schnelle, direkte Kommunikationswege bietet. Jedoch finden sich Matrixorganisationen in der Regel nur in kleinen Unternehmen oder nur in einzelnen Unternehmensbereichen und selbst die Matrixorganisation ist stark hierarchisch und zwingt den Mitarbeitern feste Berichts- und Entscheidungswege auf. Die meisten Unternehmen sind ohnehin als klassische Linienorganisation aufgebaut.
Projekte sind einmalige Vorhaben mit festen Zielen, die innerhalb fester Budgets (Zeit, Geld) zu erreichen sind. Für Projekte werden temporäre Projektteams aufgestellt, welches von einem Projektleiter geführt wird. Die Projektteams sind nicht in einer Linienorganisation, sondern in einem teamorientierten Netzwerk organisiert.
Jedoch sitzen Teilnehmer eines Projektteams nur theoretisch an einem Tisch und arbeiten auf gleicher Ebene zusammen. In der Praxis zwängt sich die netzwerkartige Projektorganisationsstruktur in die linienartige Aufbaustruktur des Unternehmens. An dieser Stelle können Konflikte entstehen, die die Kommunikation und daraus resultierend die Zusammenarbeit zwangsweise negativ beeinflussen.
Projektteilnehmer, die im Unternehmen neben ihren alltäglichen Aufgaben im Projekt arbeiten, fallen leicht in gewohnte Strukturen zurück und kommunizieren nicht mehr mit allen anderen Projektteilnehmern direkt, sondern über gewohnte Kommunikationswege.
Konflikte zwischen Projekt- und Linienorganisation
Linienorganisationen sind in der Regel straff durchorganisiert und jede Stelle hat ihren definierten (täglichen) Aufgabenbereich. Projekte scheinen aus Liniensicht sich zwischen täglich anfallende Aufgaben zu drängen, aus Projektsicht werden Projektaufgaben und insbesondere Entscheidungsaufgaben durch die starren Linien abgebremst. Projektteilenehmer kommunizieren ihrer netzwerkartigen Projektstruktur entsprechend quer durchweg, was in einer Linienorganisation nicht gängige Praxis ist. Linienorganisationen sind nicht auf schnelle Sonderlösungen oder Entscheidungen vorbereitet und klagen über die vielen Informationsanforderungen der Projektteilnehmer.
Resultierende Herausforderungen im Projektmanagement
Die größten Konflikte entstehen aus den unterschiedlichen Arbeitsweisen der Linienorganisation und der Projektorganisation sowie unterschiedlicher Ziele. Projekte haben keinen Erfolg ohne gute Zieldefinition. Speziell für die Abstimmung des Projektmanagements im Unternehmen müssen konkurrierende bzw. widersprüchliche Ziele identifiziert und behandelt werden. Die Behandlung muss zu Entscheidungen führen, wie auf diese Zielkonflikte zu reagieren sind. Kompromisse müssen gefunden werden sowie Anweisungen formuliert werden, damit die betroffenen Stellen der Linienorganisation sowie das Projektteam aufeinander eingestellt sind und kooperieren.
Sind die Projektdurchführenden Teil des Unternehmens besteht die Gefahr, dass die teamorientierte und durch direkte Kommunikation geprägte Projektorganisation verfällt und die Mitarbeiter zurück in ihre Linienposition fallen. Regelmäßige Teamtreffen sind genauso wichtig, wie die Klarstellung, dass für die Zeit der Projektarbeit nicht die starren Wege der Linienorganisationen zu gehen sind, sondern direkte Wege zwischen allen Projektmitgliedern bzw. dem Projektleiter.
Konflikte sind unumgänglich bei Projekten, unumgänglich ist aber auch die Findung von Konfliktlösungen, wenn ein Projektabschluss mit Erfolg gefeiert werden soll. Projekte sind deswegen Projekte, weil sie eine Menge an zu erreichenden Zielen haben, und die dafür nötigen Entscheidungen und Maßnahmen werden immer mit einem gewissen Konfliktpotenzial verbunden sein. Um zu verhindern, dass die Mitarbeiter der Linienorganisation und die Mitglieder des Projektteams sich nicht gegenseitig „den schwarzen Peter“ zu schieben, muss eine Eskalationsebene gefunden werden. Die Eskalationsebene könnte bei internen Projekten der eigentliche Auftraggeber sein, z. B. die Geschäftsführung. Bei externen Auftraggebern könnte ein interner Ausschuss als Eskalationsebene dienen. Der Ausschuss könnte die Geschäftsführung sein oder ein extra für diesen Zweck gebildetes Team mit einer Auswahl verschiedenartig qualifizierter Fachexperten (z. B. Leiter Vetrieb, Leiter Produktion, Leiter Finanzen usw.).