Projektarbeit ist zum großen Teil Planungsarbeit, welche nur möglich ist, wenn der Überblick über die allgemeinen Projektphasen nicht verloren geht. Eine Phase ist ein Entwicklungszustand nach/in einem bestimmten Zeitraum. Laut DIN 69901 sind Projektphasen zeitliche Abschnitte eines Projektablaufs, die sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt sind. Beginn sowie Abschluss einer Projektphase bedürfen einer Entscheidung.
Idealtypische Phasengliederung (Life Cycle)
- Problemphase – Was ist das Problem? Ist-Analyse
- Definitionsphase – Was ist die Problemlösung (Gegenstand des Projekts)? Soll-Analyse
- Konzeptphase – Entwurf eines Konzepts, wie/womit die Problemlösung angegangen wird
- Entwicklungsphase – Entwicklung, von der Grundlagenforschung bis zur Protopytenreife
- Prototypphase (point of no return) – Prototypenentwicklung und Vorserientests
- Realisierungsphase – Umsetzung des Entwurfs mit allen gewonnenen Kenntnissen
- Nutzungsphase (intern oder extern [Verkauf]) und ggf. Wartung
- Außerdienststellungsphase (Verschrottung, Löschung etc.)
Insbesondere die 6. Phase, die Realisierungsphase (z. B. die Fertigung von Leiterplatinen oder die Software-Entwicklung) kann und wird in der Regel, je nach Umfang und Sachbezug, in viele Unterabschnitte gegliedert werden.
In der Prototypenphase stößt das Projekt auf seinen „point of no return“. Im Maschinenbau und vielen anderen Sektoren ist hier der erste richtig hohe Investitionsaufwand, in der Software-Entwicklung ist dies in abgeschwächter Form ebenso.
Innerhalb einer Phasen sind Meilensteine (Milestones, siehe auch DIN 96900) zu setzen.
Meilensteine sind Zeitpunkte besonders wichtiger Ereignisse. Ein Meilenstein hat ein bestimmtes Ergebnis zu einem bestimmten Termin zum Ziel.
Typische Ziele der Meilensteine sind die Fertigstellung von Pflichtenheft, Konzeptionen, Spezifikationen, Teilprodukten, Tests, Dokumentationen usw. Die Meilensteine werden vor und auch während des Projekts (bei dynamischer Planung) in einem Projektplan (Ablaufplan) festgelegt.