Das Workflowmanagement (zu Deutsch etwa: Verwaltung von Arbeitsabläufen) steht dem (Geschäfts-)Prozessmanagement sehr nahe. Ziel des Workflowmanagements ist die Koordination von Prozessen über Workflowmanagementsysteme, indem sie die Ausführungsreihenfolge der Prozesse oder der Aktivitäten von Prozessen überwachen, Daten für die Ausführung von Aktivitäten bereitstellen, anstehende Aktivitäten menschlichen oder technischen Bearbeitern zur Ausführung zuordnen und Anwendungssysteme für die Bearbeitung zur Verfügung stellen.
Während die Steigerung der Produktivität im Produktionsbereich durch Prozessmanagement bereits früh erschlossen wurde, blieben Produktivitätssteigerungen im Bürobereich verhältnismäßig lange aus. In den 1980er Jahren begann sich mit der Office Automation und dem Ziel der computergesteuerten Durchführung wiederkehrender Vorgänge auch im Bereich der Büroarbeit Prozessmanagement durchzusetzen. Workflowmanagement ist jedoch nicht nur eine Büroangelegenheit, sondern dringt auch bis tief in die Produktionsplanung und -steuerung vor. Beispielsweise sind Stücklisten, Arbeitspläne, Produktionspläne usw. Arbeitsmittel und Kommunikationsmittel zwischen der Logistik- bzw. Produktionsplanung/-steuerung, die überwiegend als Bürotätigkeit geschieht, und der ausführenden Produktion. Auch die Erfassung der Arbeitszeiten und -tätigkeiten findet zwischen der Personalwirtschaft/Buchhaltung und der Produktion statt. Wann welche Arbeitsmitteln an welchem Ort bzw. bei welcher Person sein müssen und wer wann und wo welche Arbeitsschritte auszuführen hat, entscheiden Workflowmanagementsysteme.
Workflowmanagementsysteme
Als Workflowmanagementsysteme werden Softwaresysteme bezeichnet, die Prozessabläufe durch die Koordination von Aktivitäten, Anwendungen, Daten und prozessbeteiligten Personen unterstützen. Workflowmanagementsysteme werden häufig noch um zusätzliche Funktionen erweitert, um noch einen höheren Wirkungsgrad zu erhalten, beispielsweise aus den Bereichen Ressourcenplanung (ERP) oder Dokumentenmanagement.
Workflowmanagementsystemen fällt zudem die Rolle der Integrationsschicht zu, die unabhängige Anwendungen entlang der Unternehmensprozesse verbindet. Insbesondere Dokumentenmanagementsysteme stehen im engen Zusammenhang mit Workflowmanagement. Viele Workflowmanagementsysteme haben ihren Ursprung im Dokumentenmanagementsystembereich.
Durch Workflowmanagementsysteme findet anstelle des manuellen Papiertransports zwischen beteiligten Personen oder Fachbereichen die elektronische Bereitstellung aller Informationen statt, die für die Aufgabenerfüllung benötigt werden. Zudem können Mitarbeiter unmittelbar im Automatismus informiert werden, wenn neue Informationen bereit stehen. Die Eliminierung von Transport- und Liegezeiten schafft so Potenzial für Effizienzgewinne.
Die zentrale Speicherung der Daten, die Priorisierung der Daten sowie gegebenenfalls die Nutzung einer Termin-Erinnerungsfunktion macht ein Vergessen oder Überspringen von Vorgängen beinahe unmöglich. Ein weiterer Vorteil ist die Transparenz und Aktualität der Daten, welche die Auskunftsfähigkeit über Prozesse und Verantwortlichkeiten verbessert. Workflowmanagementsysteme schaffen auch eine Grundlage für das Controlling von Prozessen. Die Transparenz ermöglicht ein Monitoring der Prozesse und von Kennzahlen, beispielsweise über die Arbeitsbelastung (auf Ebene des Unternehmens, einer Arbeitsgruppe oder einer einzelnen Person).
Workflowmanagementsysteme wurden ursprünglich für die Koordination von Prozessen im Büro geschaffen und eingesetzt. Sie weisen jedoch auch für die Koordination der Auftragsabwicklung im Servicemanagement und in der industriellen Produktion einen hohes Potenzial für Optimierungen auf. Die typischerweise hohe Anzahl von Informationen und Dokumenten (z. B. Stücklisten, Arbeitspläne und sonstige Stamm- und Bewegungsdaten) müssen für die zuständigen Bearbeiter zur richtigen Zeit und am richtigen Ort abrufbar sein. Es können gerade in der Produktion ungeplante Ereignisse eintreten (z. B. Personalausfall oder fehlende Arbeitsmittelverfügbarkeit), die ein Neu- oder Umplanung kurzfristig notwendig machen können. Mit Workflowmanagementsystemen kann die Transparenz, Datenverfügbarkeit und Planungs-/Ausführungsflexibilität in funktionsorientierten PPS-Systemen und somit auch die Produktivität erhöht werden. Workflowmanagementsysteme stellen somit ein geeignetes Konzept zur Koordination von Prozessen in der Auftragsabwicklung der industriellen Produktion dar.
Workflowmanagementsysteme dürfen jedoch nicht gänzlich unkritisch gesehen werden, da sie einen festen Rahmen vorgeben, aus Sicht des Mitarbeiters nach Schema-F. Resultate wie unmotivierte Mitarbeiter und wenig Verantwortungsgefühl (da Handeln gegen den Workflow nicht erwünscht oder sanktioniert wird) sowie das Fehlen von Streben nach Verbesserung sind nicht selten mit solchen Systemen verbunden. Dies kann ferner dazu führen, dass besondere Aufträge oder Projekte mit speziellen Anforderungen überaus lange dauern, da auf diese nicht mehr flexibel reagiert werden kann.
Workflow-Lifecycle
Der Workflow-Lifecycle stellt die Entwicklung und den Einsatz von Workflow-Anwendung in Form eines Kreislaufs dar. Der Workflow-Lifecycle schließt den Zusammenhang zwischen Prozessmodellierung und Workflowmanagement über vier Phasen. Nachfolgende Abbildung zeigt den Workflow-Lifecycle in Anlehnung an zur Mühlen und Hansmann (2008).
- Prozessanalyse und -optimierung: Im Rahmen der Prozessmodellierung werden die Unternehmensprozesse dokumentiert und im Rahmen des möglichen Workflowmanagementsystem-Einsatzes optimiert.
- Implementierung: Implementierung der Prozessmodelle, angereichert mit Workflow-spezifischen Informationen (beispielsweise Dokumentenaustausch), Entwicklung des Workflowmanagementsystems (sofern nicht bereits vorhanden) und Überführung der Workflow-Informationen in dieses.
- Ausführung: Ausführung der modellierten Arbeitsvorgänge bzw. Prozesse. Protokollierung der Prozesse durch das Workflowmanagementsystem. Im Rahmen eines möglichen Monitorings können Workflow-Instanzen (Arbeitsvorgänge) durch die Administratoren überwacht werden. Treten Ausnahmesituation im Prozessablauf ein, kann das Workflowmanagementsystem verantwortliche Stellen benachrichtigen, damit diese manuell in den Prozessablauf eingreifen können.
- Controlling: Die in der Ausführungsphase protokollierten Prozessinformationen können im Controlling ausgewertet wertet werden, um Verbesserungspotenzial für zukünftige Prozessabläufe zu ermitteln. Die Ergebnisbetrachtung des Controllings hilft, Verbesserungspotenziale zu erkennen und in der zukünftigen Prozessanalyse/-optimierung umzusetzen.
Weitere Informationen in ausführlicherer Form finden sich im Buch „Prozessmanagement – Ein Leitfaden zur prozessorientierten Organisationsgestaltung“ (Klick).