Ergonomische Software sollte selbstbeschreibungsfähig sein. Die gesamte Benutzeroberfläche sollte selbsterklärend sein, idealerweise sollte der Benutzer nicht erst das Benutzerhandbuch einstudieren müssen, um mit der Software von der Installation bis hin zum erwünschten Ergebnis kommen zu können.
Dennoch sollte es ein Benutzerhandbuch geben, welches alle Funktionen verständlich und ausführlich beschreibt, jedoch den Nutzen jeder Funktion auf den Punkt bringt. Für das richtige Schreiben des Benutzerhandbuchs gibt es eine Reihe eigener Regeln für Struktur, Sprache und Technik. In Deutschland ist das Fehlen eines verständlichen und vollständigen Handbuchs sogar als ein Mangel nach dem BGB zu sehen.
Fern ab vom Handbuch, sollte die Software selbst jedoch selbstbeschreibungsfähig sein, denn dies gewährleistet den flexiblen Einsatz der Software.
Probleme durch falsche Bedienung sowie auch Programmfehler sollen durch Dialoge angezeigt und erklärt werden, zudem sollen nach Möglichkeit Lösungswege vorgeschlagen werden. Dabei ist auf eine Sprache zu achten, die an die Zielgruppe des Programms angepasst ist, in jedem Fall aber klar formuliert, ohne Rechtsschreib- und Grammatikfehler (diese stellen nicht nur die Software-Qualität in Frage, sondern könne auch für sprachliche Mehrdeutigkeiten sorgen).
Die Benutzeroberfläche ist dann nicht selbstbeschreibungsfähig, wenn Funktionen sowie der funktionale Zusammenhang ganz oder teilweise unverständlich ist. Wenn dazu noch keine weiterführenden Informationen (z. B. als Hilfe, FAQ etc.) abgerufen werden können, ist die Software bei entsprechender Komplexität quasi nur noch für an der Entwicklung beteiligten Experten bedienbar und somit weder wirtschaftlich noch flexibel einsetzbar.
Der Benutzer muss sich über den Funktionsumfang und den aktuellen Systemzustand informieren können, diese Informationen müssen ihm leicht zugängig sein. Es ist für den optimalen Softwareeinsatz außerdem unabdingbar, dass der Benutzer sich leicht über den Programmvorgang leicht verständlich und schnell erfassbar in Kenntnis gesetzt wird. Beispielsweise ist es sehr ärgerlich, wenn das Programm auf Parameter wartet, der Benutzer dieses jedoch gar nicht weiß und den Programmfortschritt abwartet.
Die Software soll Rückmeldungen an den Benutzer geben können und darüber informieren, wie das Ergebnis erreicht wurde (Prozesse) bzw. auftretende Probleme erläutern.
Um Routinetätigkeiten jedoch nicht unnötig auszubremsen, sollte der Informationsgrad jedoch vom Benutzer bis zu einem verantwortbaren Bereich einschränkbar sein.