Die Prüfmittel zur Produkt-/Prozesskontrolle müssen organisiert und funktionstüchtig gehalten werden, dies ist Teil des Prüfmittelmanagements. Prüfmittel sind Messinstrumente, welche überprüft, gewartet und kalibriert werden müssen, um genügend genaue Werte zuverlässig messen zu können.
Ohne ein gutes Prüfmittelmanagement kann das gesamte Eignung des Qualitätsmanagement hinfällig werden!
Es muss ein Überwachungsintervall festgelegt werden, welcher an den Einsatz des zu überwachenden Prüfmittels angemessen angepasst ist. Die Überwachungsperioden sind der Prüfmittelart und dem Prüfmitteleinsatzzweck anzupassen, können (seltener) sporadisch oder auf Verdacht sein, sind aber meistens zyklisch. Auch die Variante des Prüfmittels (z. B. Prüfmittel mit oder ohne Verstellsicherung oder mit oder ohne Selbstjustierung) sowie die Organisation um das Prüfmittel (Aufbewahrung, Zugriffsmöglichkeit/-rechte usw.) beeinflussen den richtigen Zeitraum zwischen den Prüfungen.
Grundsätzlich sollen qualitätsrelevante Prüfmittel systematisch erfasst, nach einem Ordnungssystem klassifiziert und (durch gut sichtbare Kennzeichnung/Identnummer) identifiziert werden können. Der nächste Prüftermin muss ebenfalls gut sichtbar und leicht nachvollziehbar dokumentiert werden. Außerdem sind Verantwortlichkeiten im Rahmen des Prüfmittelmanagements festzusetzen.
Prüfmittelmanagement nach DIN
Nach der DIN EN ISO 9001 fordert Prüfmittel, welche bereitgestellt, verwaltet und überwacht werden müssen.
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Prüfmittelplanung
Angemessene Auswahl von Prüfmitteln/Messmitteln. Festlegen der Anforderungen (Genauigkeit, Prüfmitteleinsatzspezifika)
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Prüfmittelverwaltung
Erfassen der Stamm- und Bewegungsdaten inklusive Dokumentation der Prüfmittelordnung. Verfolgen des momentanen Prüfstatus
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Prüfmittelüberwachung
Dokumentierte, regelmäßige und planmäßige Kontrolle der Prüfmittel sowie Instandhaltung, insbesondere ordnungsgemäße Kalibrierung, Instandsetzung bei Schäden
Prüfanweisung
Prüfanweisungen sind Dokumentationen im Qualitätsmanagement und ermöglichen eine einheitliche Vorgehensweise bei der Prüfung. Mit der Prüfanweisung werden Prozesse unter zeitlich, personell oder räumlich unterschiedlichen Gegebenheiten zu erreichet und Willkür hinsichtlich der Prüfvorgänge vermieden. Nur ein immer gleiches (aber verbesserungsfähige) Prüfvorgehen sorgt für vergleichbare Prüfergebnisse.
Anmerkung:
Die Begriffe „kalibrieren“, „justieren“ und „eichen“ sind hinsichtlich ihrer Bedeutung zwar ähnlich, jedoch klar voneinander zu unterscheiden.
Kalibrierung: Feststellung einer systematischen Messabweichung gegenüber einer Referenz (Richtlinie, Norm etc.)
Justierung: Minimierung einer systematischen Messabweichung
Eichung: Gesetzlich geregelte Kalibrierung von Produkten. Es wird gesetzlich geregelt, welche Produkte wie zu kalibrieren sind. Eine Eichvorschrift gibt dazu einen bestimmten Toleranzbereich an (beispielsweise den Volumenzähler von Zapfsäulen bei Tankstellen oder beim Taxameter). Geprüft wird nach Eichvorschrift durch das Eichamt oder eine andere staatlich autorisierte Stelle.
Prüfprotokoll
Es ist vor, während und nach der Prüfung für den jeweiligen Prüfprozess ein Prüfprotokoll zu führen, mit welchem das Messobjekt, das Messverfahren, die Messbedingungen und die Merkmalsausprägungen des Prüflings aufgezeichnet werden. Das Prüfprotokoll ist eine Aufzeichnung im Qualitätsmanagement.