Prozessoptimierung durch Redesign

Die Prozessoptimierung kann zu unterschiedlichen Phasen angestrebt werden:

• Während einer Planung für neue Prozesse (Neuplanung) oder
• als Redesign bestehender Prozesse nach einer Ist-Analyse (z. B. Ausführungsanalyse von Produktionsprozessen nach MTM)

Es ist zu bevorzugen, die Methoden der Prozessoptimierung von Anfang an, also bereits mit der erstmaligen Planung (Neuplanung) von Prozessen/Prozessketten, anzuwenden bzw. zu berücksichtigen. Jedoch selbst wenn die Bemühungen für intelligente und schlanke Prozesse von Anfang an sehr hoch waren, sind Prozesse und Prozessketten nie „perfekt“, denn mit technischen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Fortschritt steigen auch die Anforderungen an Prozesse sowie die Prozessoptimierungsmöglichkeiten.

Für jede Prozessoptimierung gibt es eine Vorgehensstrategie und Analyse auf Optimierungspotenzial. Abhängig von Branche und Sachgebiet werden für die Prozessoptimierung unterschiedliche Analysegrundlagen herangezogen. Eine Prozessoptimierung in der Industrie basiert häufig auf den Grundlagen, die aus einer Wertstromanalyse gewonnen wurden.

Ansatzpunkte im Redesign

Im Redesign können vier „Stellschrauben“ verändert werden, um insgesamt eine Verbesserung der Prozessgesamtleistung zu erreichen:

1. Führungssystem – Änderung von Management, Führungsstil, Organisation, Verantwortungssystem oder Reporting. Ziel ist zudem immer die Verringerung von Bürokratie
2. Prozesskette – Änderung der Prozessfolge durch Umkettung, Integration, Auslagerung, Substitution oder Parallelisieren
3. Prozessleistung – Erhöhung der Prozessleistung (beispielweise Erhöhung der Drehzahl, Arbeitsschrittanzahl oder der elektrischen Leistung)
4. Ressourcen – Änderungen der zur Verfügung stehenden Ressourcen (Informationen, Material, Arbeitskraft, Zeit etc.) und Zugang zu diesen

Redesign

Unter Redesign wird die Neustrukturierung von Prozessen nach der Erstinbetriebnahme (z. B. Produktionsanlauf in Produktionsprozessoptimierung) verstanden. Für das Redesign gibt es zwei Herangehensweisen:

• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP bzw. Kaizen)
• Re-Engineering

Prozessoptimierung durch kontinuierliche Verbesserungsprozesse (siehe Artikel: Kaizen) ist ein langfristiger Vorgang, welcher von jedem Mitarbeiter mitgetragen wird. Die Verbesserung erfolgt von allen Winkeln des Unternehmens heraus, also von der Geschäftsführung genauso wie von jedem anderen Mitarbeiter. Ausgehend von dem Gedanken, dass Prozesse niemals perfekt sind, wird permanent nach Verbesserungspotenzial gesucht. Nach der Prozessoptimierung ist vor der Prozessoptimierung.

Da die Verbesserungsschritte bei KVP / Kaizen jedoch verhältnismäßig klein und unregelmäßig sind, wird unter Redesign typischerweise vor allem das Re-Engineering verstanden. Im Re-Engineering werden die Fakten eher technisch betrachtet und die Änderungsvorschläge, ausgehend vom Management, vergleichsweise kurzfristig umgesetzt.

Re-Engineering

Beim Re-Engineering gehen die Verbesserungsprozesse, welche zeitlich begrenzt in Projekte verpackt werden, von der Geschäftsführung aus. Re-Engineering bedeutet die geplante, zielgerichtete, zeitzielbegrenzte Optimierung von Prozessen durch Redesign. Re-Engineering kommt dann zum Einsatz, wenn laufende Prozesse durch eine gezielte Umstrukturierung mit vorhergehender umfassender Planung schneller und wirkungsvoller optimiert werden können, als dies mit sich selbst tragender kontinuierlicher Verbesserung erreicht werden könnte. Oftmals wird das Re-Engineering von externen Beratern unterstützt. Re-Engineering ist Fachgebiet vieler Unternehmensberatungen, welche von Unternehmen in Redesign-Vorhaben eingebunden werden.

 

Für die Prozessoptimierung durch Re-Engineering gelten feste Schritte, welche der Reihenfolge nach abgearbeitet werden sollten. Während im kontinuierlichen Verbesserungsprozess immer wieder kleinere Verbesserungen vorgenommen werden, wirkt das Re-Engineering wie ein „Vorschlaghammer“, welcher eine radikale Änderung in relativ kurzer Umstrukturierungszeit veranlasst. Eine gute Zielformulieren, die Abwägung von Chancen und Risiken und die Planung der Umsetzung sind daher sehr wichtig für ein erfolgreiches Re-Engineering.

Re-Engineering ist projektbasiert, durch die Aufstellung eigener Projektteams und/oder der Hinzuziehung von externen Beratern eher teuer und konkreter in den Zielvorgaben. Im Re-Engineering wird daher großen Wert auf die Leistungsmessung bzw. Messung der Zielerreichung gelegt.

Vorgehensweisen im Redesign – Kaizen vs Re-Engineering

Zusammenfassend kann Redesign durch Kaizen (kontinuierliche Verbesserung) und durch Re-Engineering erreicht werden. Kaizen wird vom ganzen Unternehmen getragen, alle Mitarbeiter werden eingebunden und können durch bewährte Vorschlagssysteme zur Prozessverbesserung im Unternehmen beitragen. Re-Engineering wird vom (Top-)Management veranlasst, notfalls „durchgeboxt“. Im Re-Engineering arbeiten Projektteams zeitlich befristet an der Analyse, Planung, Methodenentwicklung und Umsetzung.