Allgemein

Projektmanagement befasst sich mit vielen Zahlen, die Aussagen (Eigenschaften wie Kosten, Anzahl, Größe usw.) über Komponenten (Aufgaben, Prozesse, Teile, Produkte, Module usw.) der Projekts treffen.

Um den Überblick zu behalten und Entscheidungen treffen (und rechtfertigen) zu können, ist es notwendig, die Zahlen miteinander zu verknüpfen, so dass die Werte der Komponenten veranschaulicht werden.

Dafür sollten die Komponenten in Klassen aufgeteilt werden, klassischerweise in drei Klassen A, B und C (daher ABC-Analyse), aber auch eine Aufteilung in mehr als drei Klassen ist denkbar.

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Projektstrukturpläne (DIN 69901) sind eine Form von Organigrammen und dienen der Projektplanung als Basisinformationsquelle. Auf Grundlage der Projektstrukturpläne wird die Terminplanung, die Ablauffestlegung und Projektkostenplanung gemacht, die Projektstruktur wird in dieser Form in der Regel in das Pflichtenheft übertragen und spiegelt sich gegebenenfalls in der Gliederung des Pflichtenhefts und weiterer projektzugehöriger Dokumentationen wieder.

Projektstrukturpläne bestehen aus mehreren Gliederungsebenen und Arbeitspaketen. Arbeitspakete sind die Einheiten, welche in der untersten Ebene eines Projektstrukturplans vorgeben, was gemäß einer Spezifikation zu tun ist. Für Arbeitspakete muss es demnach eine klar abzugrenzende Spezifikation geben, für die Erfüllung nur ein Verantwortlicher unterstellt sein darf.

Ebenen-Einheiten, welche Arbeitspakete beinhalten, werden als Teilaufgaben angesehen.

Die Arbeitspakete sollten gegenüber der Projektlaufzeit/-größe nicht zu groß sein, jedoch ein genügendes Arbeitsvolumen umfassen, welches einer oder mehrerer Projektphasen gleich kommt. Risikoreiche Arbeitspakete (z. B. wegen fehlender Erfahrung auf dem Gebiet) sollten jedoch überschaubar klein gehalten sein, während Arbeitspakete, welche eher Routinetätigkeiten beinhalten, auch größer ausfallen dürfen.

Dass ein Arbeitspaket einer eigenen Projektphase zuordenbar ist, gilt als besonders gut planbar und sehr zu empfehlen, ist in der Praxis aber nicht immer umsetzbar.

Die Aufstellung eines Projektstrukturplans erfolgt:

• funktionsorientiert
• objektorientiert oder
• kombiniert (hybrid)

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Komplexe Aufgabenstellungen, die innerhalb eines zeitlichen Rahmens zu lösen sind, lassen sich nicht von einer einzelnen Personen und ohne Planung lösen. Projekte werden daher nach einem, von mehreren Personen geschaffenen System aus Arbeitsteilung angegangen. Nach diesem System werden die nötigen Ressourcen beschafft, kombiniert und koordiniert.

Dieses von Menschen erschaffene System wird als Management bezeichnet. Das Wort „Management“ kommt aus dem Englischen (bzw. ursprünglich aus dem Lateinischen) und hat merkwürdigerweise keine eindeutige deutsche Übersetzung gefunden. Ich würde „Management“ als „Verwaltung und Führung“ übersetzen, „Projektmanagement“ könnte man daher mit „Projektführung und -verwaltung“ übersetzen. Projekt-Management bedeutet in diesem Sinne projektzielgerichtete Planung und Organisation [Verwaltung] sowie Führung mit Kontrolle über die Projektdurchführung.

Projekt-Management wird ferner auch nach der DIN 96901 als Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln zur Abwicklung eines Projektes definiert.

Projekt-Management ist eine Organisation des Projekts, welche selbst (idealerweise vor Beginn der Kernprozesse) entwickelt werden muss, insbesondere im Hinblick auf Entscheidungs-, Arbeits- und Kommunikationsschritte. Dafür müssen die Personen, welche die projektleitenden Positionen einnehmen, über Wissen um Projektmanagementmethoden verfügen und Führungskompetenzen haben. Die Projektleiter (oder Projektmanager) müssen Projektmanagementmethoden beherrschen und auch über Sozialkompetenz und Fachkompetenz verfügen.

Dem Projektleiter wird die Verantwortung über das Projekt, der Koordinierung aller Ressourcen und der termingerechten Realisierung aller Ziele des Projekts zugewiesen. Zu den Aufgaben des Projektleiters zählen z. B. die Definition der Projektzielsetzung, Erstellung des Projektauftrags, Kommunikation mit den Auftraggebern und der Abstimmung der Ziele und Konditionen mit diesen. Der Projektleiter vertritt das Projekt nach außen (innerbetrieblich und extern) und ist zentraler Verbindungspunkt auch für Projektmitarbeiter. Der Projektleiter sorgt für die Klärung notwendiger Ressourcen und sorgt auch für deren Bereitstellung und Koordination für das Projekt. Grundsätzlich ist auch Aufgabe des Projektleiters, ein Projektteam zu bilden. Um die Handlungsfähigkeit des Projektleiters zu ermöglichen, muss er einen direkten Draht zur Geschäftsführung (Bezüglich Auftrag und dessen Abwicklung) und der Personalabteilung pflegen können.

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