Software ist auf eine bzw. mehrere Aufgaben ausgerichtet entwickelt worden. Die Software muss für diese Aufgaben angemessen gestaltet und benutzerfreundlich sein.
Ist die Bereitstellung aller benötigten Informationen und Funktionen zur Erledigung einer vorbestimmten Aufgabe (z. B. die Erstellung von Textdokumenten oder CAD-Modellen) durch die Software nicht gegeben, so ist die Software nicht angemessen praktikabel und wenig benutzerfreundlich gestaltet.
Der Benutzer soll (durch Tipps und Empfehlungen) von der Software über Informationen und Zustände informiert und unterstützt, jedoch möglichst nicht genervt werden. Dies wird mit einem Dialogsystem (vom kleinen Hinweis in der Statusanzeige bis hin zum Piepton begleitetem Fenster-Dialog) erreicht, wobei sich die Software Einstellungen (Kenntnisnahmen und Prioritäten wie Sicherheitsstufen / Warnlevel) merken muss. Wurde eine immer wieder auftauchende Information vom Benutzer zur Kenntnis genommen, soll dieser Benutzer den Hinweis auf diese Information deaktivieren können (deaktivierfähige Hinweise sind beispielsweise Tipps über die Software beim Start der Software oder bei Ausführen einer bestimmten Aktion z. B. dass eine Datei vor dem öffnen automatisch konvertiert und als temporäre Datei abgespeichert wird).
Äußerst wichtige Hinweise, insbesondere die, welche bei Unaufmerksamkeit zu Datenverlust oder schlimmeren führen können, sind jedoch von der Deaktivierfähigkeit auszuschließen. Ein Beispiel: Wird die Anwendung geschlossen, gehen nicht gespeicherte Änderungen verloren. Der Hinweis auf diese Tatsache sollte nicht automatisch umgangen werden können, es ist aber automatisch sicherzustellen, dass der Hinweis nur erscheint, wenn wirklich Änderungen nach dem letzten Speichern vorgenommen wurden.
Aufgaben, die aus der technischen Eigenheit der Software und des Systems erwachsen und aus denen keine kritischen Zustände entstehen können, sollen durch das System eigenständig ausgeführt werden (z. B. Zwischenspeicherung, Überprüfung von sowie Hinweis über Systemkomponenten und Kompatibilität).
Verfügbare Funktionen der Software sollen an wiederkehrende Aufgabenstellungen angepasst werden können (z. B. durch Standardwertdefinierung, Abspeicherung von Profilen für unterschiedliche Zwecke).
Die Komplexität der Software, ihrer Funktionalität und die Aufgabe soll auf ein angemessenes Level reduziert werden
können. Der Benutzer soll nicht permanent mit Informationen überflutet werden, sondern sich auf das im Moment Wesentliche beschränken können. Elemente (Items) sollen logisch gruppiert, Ausschnitte gezoomt, Funktionsumfänge angepasst, dabei insbesondere beschränkt (z. B. wählbare Minimalinstallation, benutzerdefinierte Installation oder Ansicht) werden können.